Política Interna de Revisão de Contratos

No artigo anterior, falamos da importância do processo de gestão de contratos para a empresa e como isso auxilia no impulsionamento do desempenho da empresa e reduz os riscos envolvidos nos negócios. Agora vamos falar da importância de se ter uma boa política interna de revisão de contratos, um procedimento que regule a relação entre o departamento jurídico e os clientes internos, quando surge uma demanda de elaboração, análise e assinaturas de contratos.

Muito se fala sobre a importância do advogado interno ser parceiro do negócio e exercer um papel de viabilizador dos negócios da empresa e não simplesmente apontar obstáculos e riscos jurídicos. Temos que lembrar que as empresas são afeitas ao risco e a tomada de decisões que envolvem riscos fazem parte do dia a dia dos negócios. Cabe ao advogado interno aponta-los e sugerir meios de mitiga-los. Para tanto, é importante que todas as expectativas estejam alinhadas entre as partes, neste caso, a área que solicitou a demanda – revisão de um contrato ou consulta sobre a viabilidade de um determinado negócio, e o advogado que fará aquela analise.

Uma boa forma de alinhar as expectativas é a utilização de uma política interna de revisão de contratos, validada e aprovada pela alta gestão da empresa. Além de definir as regras do jogo, esta política é uma importante ferramenta de gestão do departamento jurídico, para medir a quantidade de demandas recebidas, áreas demandantes, controle de prazos, capacidade de atendimento da equipe, dentre outros indicadores uteis ao gestor do departamento jurídico para que possa entender melhor o seu departamento, medir a eficiência de sua equipe, bem como as prioridades e necessidades de cada cliente interno.

A política deve estabelecer as diretrizes e procedimentos a serem observados na solicitação de elaboração, análise e assinatura dos contratos pelas diversas áreas da empresa, indicando como a demanda deve ser solicitada, quais os documentos que devem ser encaminhados ao jurídico, os níveis de revisão e aprovação da contratação, sendo obrigação da área solicitante, informar detalhadamente ao jurídico o objeto do contrato, todas as condições comerciais e dados técnicos relevantes acordados com a contraparte, incluindo todos os riscos e interesses envolvidos na contratação, preço, forma de pagamento, prazo, etc.

Outro aspecto importante da politica é com relação aos prazos de resposta e prioridades. Por ser um departamento demandado por toda a empresa e, na maioria das vezes, com um quadro de profissionais bastante enxuto, é bastante comum o jurídico ter uma carga elevada de demandas, que precisam ser respondidas em prazo razoável. Por este motivo, o prazo de resposta estabelecido na política deve ser respeitado por todos, assim como a regra de prioridades, sem distinção ou favorecimento de uma área em detrimento de outra.

O prazo para avaliação e retorno da demanda pelo jurídico à área solicitante, dependerá da complexidade da contratação, podendo demandar maior período de tempo em análises que envolvam legislação estrangeira, por exemplo. Muito embora e idealmente a política já estabeleça os prazos de resposta, sempre que o volume de demandas ultrapassar a capacidade de atendimento, o jurídico terá a prerrogativa de renegociar novos prazos de retorno, para que as demandas sejam analisadas com o cuidado que merecem.

É certo que urgências acontecem, mas também a política deve tratar da forma que as urgências serão atendidas, sempre prevendo critérios objetivos e níveis de aprovação para deferimento de urgências, envolvendo a diretoria e até mesmo a presidência da empresa.

O papel mais importante do advogado interno é estar perto de seus clientes internos para fornecer conselhos de alto nível, estratégicos e estruturais sobre como prevenir, afastar e gerenciar riscos jurídicos. Para que possa exercer este papel, é preciso encontrar maneiras de fazer o trabalho jurídico diário da forma mais eficiente e eficaz possível e certamente uma política de atendimento de demandas bem definida e estabelecida é uma excelente ferramenta.

Publicado originalmente na Fenalaw.