Como um processo eficaz de gestão de contratos contribui para os objetivos da empresa

Qualquer que seja o mercado de atuação da empresa, um aspecto inegavelmente central para o seu funcionamento são os contratos. Os contratos são espinha dorsal do relacionamento que uma organização tem com seus parceiros, fornecedores e clientes. Diante de tamanha importância, cada vez mais são exigidos dos advogados e advogadas internos habilidades e conhecimentos voltados à gestão eficaz dos contratos.

Por estas e outras razões, que o tema “gestão de contratos” passou a ter uma relevância muito maior nos departamentos jurídicos, sendo uma atividade crucial de apoio ao sucesso do negócio. Já não se trata da velha e conhecida rotina de verificar se as assinaturas foram todas coletadas, arquivar documentos e controlar os prazos de vigência. Uma boa gestão de contratos implica compreender todos os aspectos do ciclo de vida de um contrato para impulsionar seu desempenho e reduzir os riscos envolvidos.

O processo de gestão de contratos abrange desde as atividades iniciais de negociação das bases contratuais, passando pela redação e negociação das cláusulas até a assinatura, como também envolve o acompanhamento da execução das obrigações pelas partes até o seu encerramento.

O primeiro passo para se ter uma gestão de contratos eficaz, é criar um método de organização ou de verificação de ações básicas que devem ser seguidas durante todo o ciclo de vida de cada contrato. Resguardadas as peculiaridades de cada organização, podemos arriscar uma estrutura básica com 10 etapas para um processo de gestão de contratos eficiente, são elas:

1. Conheça o histórico. Faça uma investigação nos arquivos da empresa, converse com as áreas de negócio envolvidas, pergunte para os colegas mais antigos se ocorreram situações – legais ou operacionais – envolvendo o objeto daquela contratação que precisam ser endereçadas na nova contratação, ou se existem pontos de atenção ou cláusulas que não foram devidamente tratadas no contrato anterior.
2. Identifique os objetivos e metas comerciais. É fundamental identificar quais os objetivos e as metas comerciais que serão impactadas por aquela contratação e também compreender o apetite de risco da organização para ajustar as expectativas de atingimento destes objetivos e metas comerciais. Saiba da importância daquele contrato para a empresa.
3. Identifique os riscos e aponte alternativas. Sabendo dos objetivos e metas, identifique os riscos envolvidos naquela contratação, reporte aos gestores do contrato e auxilie propondo alternativas para minimizar os riscos ou para minimizar as consequências de um fato adverso que possa ocorrer o longo do ciclo de vida do contrato. Assegure que os riscos eventualmente identificados sejam apontados aos representantes que têm a devida alçada de aprovação.
4. Redação do contrato. Uma vez identificados, definidos e esclarecidos corretamente os objetivos, riscos e expectativas do negócio, inicia-se o processo de elaboração do contrato. Reúna todas as informações e documentos de apoio necessários. Se for utilizar minutas padrão ou templates, certifique-se de que os modelos estejam atualizados com as práticas atuais da empresa e com as leis e regulamentos mais recentes. Não se acomode com redações padrão, revisite as cláusulas pois sempre há espaço para melhorias.
5. Estabeleça um SLA de resposta. Defina os prazos de resposta e cronograma de execução com todos os envolvidos na elaboração, revisão e negociação da minuta, isso envolve o seu cliente interno, os gestores das áreas envolvidas, os advogados externos, o revisor e o seu próprio prazo. Respeitar o prazo de elaboração da minuta é essencial para o negócio, para atender as expectativas das partes e evitar pressões que prejudiquem a avaliação de aspectos importantes do contrato.
6. Negociação da minuta com as partes envolvidas. Durante esta etapa, os temas extrapolam as questões meramente comerciais ou operacionais que geralmente já foram definidas durante as tratativas comerciais. É comum que neste momento as partes passem a discutir questões de natureza mais jurídica, tais como os direitos e obrigações atribuídos a cada uma, multas, garantias, responsabilidades, indenizações, causas e consequencias de rescisão, entre tantas outras questões. Nessa etapa, os advogados assumem um papel de maior protagonismo e o ideal é deixar as vaidades de lado e focar nos objetivos da empresa, sem abrir mão, obviamente, da segurança jurídica.
7. Registre os entendimentos e mantenha o histórico. Assegure que todas as mudanças propostas pelas partes no processo de negociação estejam registradas para que se tenha o histórico completo da negociação e, aquelas que forem aceitas, sejam devidamente incorporadas na minuta.
8. Finalização e assinatura do contrato. Uma vez concluída a fase de negociação e incorporadas todas as alterações aceitas pelas partes, o contrato vai para assinatura dos representantes. Verifique as regras de governança, tanto da parte que você representa, como da outra parte. Fique atento às políticas e procedimentos de revisão e aprovação de contratos, confira os poderes e alçadas de assinatura estabelecidos pela empresa.
9. Gestão das obrigações contratuais e auditorias. A gestão de contratos não termina quando o contrato é assinado. Após a assinatura, é essencial assegurar que todas as partes desempenhem suas obrigações, cumpram os prazos, pagamentos, qualidade, etc. Como parte do plano de gestão, recomenda-se programar alertas de datas identificadas nos contratos que possam exigir ações de acompanhamento, tais como marcos de desempenho e prazos para exercício de opções ou diretos. Auditorias contratuais regulares ajudarão a identificar potenciais inconsistências, antecipar eventos adversos e estabelecer mecanismos de mitigação de riscos e prejuízos.
10. Gestão do prazo de vigência. À medida que o ciclo do contrato vai chegando a sua data de término, é essencial acompanhar o seu encerramento definitivo ou suas renovações. A depender do objeto do contrato, a falta de formalização das renovações, ou demora para iniciar as tratativas de uma possível renovação ou mesmo para comunicar a falta de interesse em renovar o contrato, pode resultar em perdas significativas ou mesmo a perda de tais direitos.

Dizem que somente os advogados que gostam do contrato, mas quando algo dá errado ou quando a relação entre as partes começa a se deteriorar e elas perdem a capacidade de resolver os impasses em comum acordo, é o contrato que apresentará as soluções e os caminhos a serem seguidos. Afinal, na mesma medida que um contrato bem redigido e negociado traz segurança e previsibilidade para as partes contratantes, um contrato mal redigido ou mal administrado pode trazer vários riscos operacionais e financeiros para a empresa.

Há tempos que não há mais espaço no mundo corporativo para aquele jurídico que se comportava quase que como um adversário da área comercial e que enxergava um risco em cada nova oportunidade de negócio. No mercado cada vez mais competitivo e inovador em que vivemos, a advogada ou advogado corporativo deve ser um efetivo parceiro do negócio, precisa conhecer profundamente as atividades da empresa e suas estratégias comerciais. Ele ou ela devem ter sim a capacidade de avaliar os riscos envolvidos e aponta-los aos tomadores de decisão, mas também têm o dever de encontrar e propor soluções que mitiguem esses riscos, sem abrir mão da legalidade e segurança para a empresa.

Cada empresa ou departamento jurídico saberá como melhor definir o seu próprio processo de gestão de contratos, não temos a pretensão de que as 10 etapas acima sugeridas sejam um guia definitivo ou tenham esgotado todos aspectos envolvidos, afinal as fases e ciclos podem ser diferentes de acordo com a realidade de cada empresa ou negócio. No entanto, os resultados alcançados com um bom processo de gestão de contratos são perceptíveis dentro das organizações e tidos como uma contribuição efetiva dos departamentos jurídicos para alcançar os objetivos da empresa.

Publicado originalmente no Fenalaw.